I. MỞ ĐẦU
Trong thực tiễn quản lý hành chính nhà nước, không hiếm trường hợp cá nhân, tổ chức nhận được văn bản hành chính có nội dung được điền tay, ghi chú tay hoặc thậm chí chỉnh sửa bằng chữ viết tay. Điều này đặt ra câu hỏi pháp lý quan trọng: văn bản hành chính có chữ viết tay có giá trị pháp lý hay không, và nếu có thì giá trị đó được xác định trong giới hạn nào?
Pháp luật hiện hành không có quy định trực tiếp “cấm” hay “cho phép” chữ viết tay trong văn bản hành chính. Tuy nhiên, thông qua các quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nguyên tắc ban hành văn bản, có thể xác định rõ ranh giới pháp lý đối với việc sử dụng chữ viết tay trong văn bản hành chính. Việc làm rõ vấn đề này có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức cũng như bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch trong hoạt động hành chính nhà nước.
II. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐIỀU CHỈNH
Văn bản pháp luật điều chỉnh trực tiếp vấn đề này là:
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
Đây là văn bản pháp lý hiện hành, có hiệu lực áp dụng thống nhất đối với việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản hành chính trong các cơ quan nhà nước.
III. QUY ĐỊNH VỀ HÌNH THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Văn bản hành chính phải bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày
Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
“Văn bản hành chính được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định tại Nghị định này.”
Cụ thể, Phụ lục I và Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về:
- Phông chữ (Times New Roman),
- Cỡ chữ (13–14),
- Căn lề, dãn dòng,
- Bố cục trình bày các thành phần của văn bản.
Nhận định pháp lý: Các quy định này được thiết kế cho văn bản đánh máy, không áp dụng cho văn bản viết tay. Do đó, văn bản hành chính về nguyên tắc phải được soạn thảo bằng máy.
2. Pháp luật không thừa nhận văn bản hành chính viết tay toàn bộ
Mặc dù Nghị định 30/2020/NĐ-CP không quy định trực tiếp “cấm” văn bản viết tay, nhưng việc bắt buộc tuân thủ thể thức, kỹ thuật trình bày thống nhất dẫn đến hệ quả pháp lý:
Văn bản hành chính được lập toàn bộ bằng chữ viết tay không đáp ứng thể thức theo quy định, từ đó không bảo đảm giá trị pháp lý với tư cách là văn bản hành chính chính thức.
IV. CHỮ VIẾT TAY TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH: KHI NÀO ĐƯỢC CHẤP NHẬN?
1. Chữ viết tay đối với thông tin mang tính kỹ thuật
Trong thực tiễn, chữ viết tay có thể được chấp nhận trong các trường hợp sau:
- Điền số, ngày ban hành văn bản;
- Ghi tên tổ chức, cá nhân cụ thể;
- Ghi chú kỹ thuật không làm thay đổi nội dung pháp lý của văn bản.
Những nội dung này không phải là nội dung công vụ cốt lõi, không làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ pháp lý của đối tượng bị tác động.
Cách hiểu phù hợp với tinh thần của Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
Chữ viết tay chỉ được sử dụng bổ trợ, không thay thế nội dung đánh máy của văn bản hành chính.
2. Cấm sửa chữa nội dung văn bản bằng chữ viết tay
Theo Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
“Văn bản đã ban hành không được sửa chữa, tẩy xóa; trường hợp phát hiện sai sót thì phải ban hành văn bản khác để sửa đổi, bổ sung.”
Hệ quả pháp lý:
- Mọi hành vi bổ sung, chỉnh sửa nội dung bằng chữ viết tay sau khi văn bản đã được ký ban hành đều không có giá trị pháp lý.
- Việc sửa nội dung phải được thực hiện bằng một văn bản hành chính mới, đúng thẩm quyền.
3. Quan hệ giữa chữ viết tay và chữ ký trong văn bản hành chính
Theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản phải được ký bởi người có thẩm quyền.
Nguyên tắc pháp lý:
- Nội dung văn bản phải hoàn chỉnh trước khi ký.
- Nếu chữ viết tay được bổ sung sau thời điểm ký, thì phần nội dung đó không được xem là ý chí của người ký, do đó không phát sinh hiệu lực pháp lý.
V. ĐÁNH GIÁ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÓ CHỮ VIẾT TAY
1. Văn bản hành chính vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đủ các điều kiện:
- Nội dung chính được đánh máy đúng thể thức;
- Chữ viết tay chỉ mang tính kỹ thuật, không làm thay đổi nội dung công vụ;
- Có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu (nếu thuộc trường hợp phải đóng dấu).
2. Văn bản hành chính không có giá trị pháp lý nếu:
- Toàn bộ hoặc phần nội dung chính được viết tay;
- Có sửa chữa, bổ sung nội dung bằng chữ viết tay sau khi ký;
- Chữ viết tay làm thay đổi ý nghĩa, phạm vi hoặc đối tượng áp dụng của văn bản.
VI. KẾT LUẬN
Có thể khẳng định rằng, pháp luật hiện hành không quy định trực tiếp về chữ viết tay trong văn bản hành chính, nhưng thông qua các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày và nguyên tắc ban hành văn bản tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có đủ căn cứ pháp lý để xác định:
Văn bản hành chính phải được soạn thảo bằng máy; chữ viết tay chỉ được chấp nhận trong phạm vi thông tin kỹ thuật, không làm thay đổi nội dung công vụ. Trường hợp văn bản hành chính được lập toàn bộ hoặc sửa đổi nội dung chính bằng chữ viết tay thì không bảo đảm giá trị pháp lý.
Việc hiểu đúng và áp dụng thống nhất quy định này không chỉ góp phần nâng cao tính minh bạch, chuẩn mực trong hoạt động hành chính nhà nước mà còn là cơ sở quan trọng để cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến hiệu lực của văn bản hành chính.
Liên hệ Luật sư tư vấn:
Liên hệ Luật sư tư vấn: Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
1. Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội,
email: vtpthanh@tlalaw.vn;
2. Luật sư Trần Mỹ Lê, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội;
email: tmle@tlalaw.vn
Địa chỉ: Tầng 7, số 06 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Hà Nội
Website: https://tlalaw.vn/
Hotline: 0906246464
Khương Ngọc Lan