Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển và hội nhập quốc tế, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành công ty trở thành một xu hướng tất yếu đối với nhiều chủ thể kinh doanh tại Việt Nam. Hộ kinh doanh, với những ưu điểm như quy trình đơn giản và chi phí thấp, thường là lựa chọn ban đầu cho các cá nhân muốn khởi nghiệp. Tuy nhiên, khi quy mô hoạt động mở rộng, việc chuyển đổi sang hình thức công ty không chỉ giúp tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn mang lại nhiều lợi ích về pháp lý và tài chính. Để thực hiện quá trình này một cách hiệu quả, các chủ hộ kinh doanh cần nắm vững quy trình pháp lý và những yêu cầu cần thiết.
- Một số khái niệm
Hiện nay, pháp luật Việt Nam nói chung và pháp luật về doanh nghiệp nói riêng chưa đưa ra một định nghĩa chính xác về hộ kinh doanh. Tuy nhiên, căn cứ khoản 1 điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì có thể hiểu “Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh. Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh, người được các thành viên hộ gia đình ủy quyền làm đại diện hộ kinh doanh là chủ hộ kinh doanh.”
Đồng thời, tại khoản 6 điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (sau đây gọi tắt là LDN 2020) cũng đã đưa ra các loại hình công ty ở Việt Nam hiện nay bao gồm “… công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và công ty hợp danh.” Trong đó, công ty trách nhiệm hữu hạn được chia làm 02 loại đó là công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên. Từ điều này có thể hiểu, hiện nay ở Việt Nam có 4 loại hình công ty đó là: công ty TNHH 1 thành viên; công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần và công ty hợp danh.
Như vậy, với các định nghĩa trên có thể hiểu rằng nếu hộ kinh doanh muốn chuyển đổi loại hình sang hình thức công ty thì sẽ có 4 loại công ty mà hộ kinh doanh có thể lựa chọn là:
- Công ty cổ phần
- Công ty TNHH 1 thành viên
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Công ty hợp danh
- Quy trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành công ty
Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thay đổi loại hình
Tuỳ thuộc vào loại công ty mà hộ kinh doanh mong muốn thực hiện thì tài liệu trong bộ hồ sơ thay đổi loại hình sẽ có những điểm khác nhau. Cụ thể:
- Hộ kinh doanh chuyển đổi sang Công ty cổ phần/ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Căn cứ điều 23 và khoản 2 điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì bộ hồ sơ chuyển đổi loại hình trong trường hợp này sẽ bao gồm các loại tài liệu sau:
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục I-3; I-4 tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên/ Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.
- Bản sao Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Bản sao Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân/ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức/ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. (Lưu ý: Đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự)
- Hộ kinh doanh chuyển đổi sang Công ty TNHH 1 thành viên
Hồ sơ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ Hộ kinh doanh sang Công ty TNHH 1 thành viên sẽ bao gồm các tài liệu được quy định tại điều 24 và khoản 2 điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục I-2 tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
- Điều lệ công ty.
- Bản sao Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Bản sao Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân/ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. (Lưu ý: Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự)
- Hộ kinh doanh chuyển đổi sang Công ty hợp danh
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục I-5 tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên.
- Bản sao Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân/ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. (Lưu ý: Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự)
Trường hợp doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư thì hồ sơ phải có văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài vào loại hình công ty mà hộ kinh doanh mong muốn thành lập.
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Địa điểm: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch đầu tư nơi hộ kinh doanh định đăng ký trụ sở (Nay là Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp – Sở Tài chính)
- Hình thức nộp: online qua Cổng đăng ký kinh doanh quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ )
- Lệ phí: 100.000đ
- Một số lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty
Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty thì hộ kinh doanh cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Về mã số thuế:
Theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì doanh nghiệp sẽ được cấp mã số thuế mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ sẽ chấm dứt hiệu lực và được tiếp tục sử dụng làm mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.
- Về nghĩa vụ thuế:
Trước khi chuyển đổi thành doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế. Trường hợp hộ kinh doanh không hoàn thành nghĩa vụ thuế doanh nghiệp mới chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ từ hộ kinh doanh cũ.
Trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần thì người chủ hộ kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ chưa thanh toán của hộ kinh doanh. Theo đó, khi thực hiện chuyển đổi thành doanh nghiệp thì người chủ hộ kinh doanh trong trường hợp này cần phải lưu ý về mã số thuế và nghĩa vụ thuế.
- Về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh
Khoản 3 điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP đang quy định sau khi chuyển đổi loại hình thì Hộ kinh doanh sẽ thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
Tuy nhiên, việc thực hiện chấm dứt hoạt động này sẽ do Phòng đăng ký kinh doanh thực hiện. Theo đó, trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày cấp GCN ĐKDN, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi bản sao GCN ĐKDN và bản chính GCN ĐKHKD đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
Do đó, sau khi thực hiện xong thủ tục chuyển đổi loại hình từ hộ kinh doanh thành công ty thì hộ kinh doanh không phải thực hiện thủ tục chấm dứt vì thủ tục này sẽ do Phòng đăng ký kinh doanh thực hiện.
Như vậy, quá trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành công ty theo pháp luật hiện nay, mặc dù gặp phải một số thách thức, nhưng lại mang đến nhiều cơ hội phát triển bền vững cho các doanh nghiệp. Việc hiểu rõ quy trình chuyển đổi sẽ giúp các chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi ích. Trong tương lai, với sự hỗ trợ từ các chính sách của nhà nước và sự phát triển của hệ thống pháp luật, hy vọng rằng nhiều hộ kinh doanh sẽ thành công trong việc chuyển đổi và phát triển thành các công ty lớn mạnh, đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc gia.
————————————————
Liên hệ Luật sư tư vấn:
Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
1. Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội,
email: vtpthanh@tlalaw.vn;
2. Luật sư Trần Mỹ Lê, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội;
email: tmle@tlalaw.vn
Công ty Luật TNHH TLA
Địa chỉ: Tầng 7, số 6 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Website: https://tlalaw.com
Đinh Phương Thảo