Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc thành lập văn phòng đại diện (sau đây gọi tắt là VPĐD) của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý, các văn phòng đại diện này cần nắm rõ những loại báo cáo bắt buộc phải nộp. Việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo không chỉ giúp các doanh nghiệp hoàn thành trách nhiệm pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phát triển hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam.
- VPĐD của thương nhân nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
- Hiện nay văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần nộp những loại báo cáo gì?
- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện (theo năm)
Báo cáo hoạt động hằng năm của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là nghĩa vụ bắt buộc được quy định tại Điều 32 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Mục đích: việc nộp báo cáo là nhằm giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi, đánh giá tình hình hoạt động của Văn phòng đại diện, đảm bảo việc tuân thủ đúng phạm vi chức năng được cấp phép, đồng thời làm cơ sở để xem xét gia hạn hoặc xử lý vi phạm nếu có.
Báo cáo này phải được lập và nộp cho Sở Công Thương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở trước ngày 30 tháng 01 hằng năm, báo cáo cho năm dương lịch liền kề trước đó.
- Báo cáo thuế, Báo cáo về người lao động nước ngoài (nếu có), Báo cáo BHXH…
Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần thực hiện nộp một số loại báo cáo định kỳ theo quy định pháp luật, bao gồm:
- Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hoặc theo quý: Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hoặc theo quý là báo cáo mà văn phòng đại diện có trách nhiệm thực hiện đối với các khoản thu nhập chịu thuế đã chi trả cho người lao động. Thời hạn nộp tờ khai theo tháng là chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp, còn đối với kê khai theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
- Báo cáo Quyết toán thuế TNCN hằng năm: là một nghĩa vụ bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân có chi trả thu nhập chịu thuế cho người lao động. Báo cáo này nhằm tổng hợp toàn bộ khoản thu nhập đã chi trả và số thuế đã khấu trừ trong năm, từ đó xác định số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn lại cho từng cá nhân.
- Các báo cáo khác: Báo cáo tình hình lao động, Báo cáo về người lao động nước ngoài (nếu có)…
Tùy thuộc vào quy mô và tình hình hoạt động cụ thể, Văn phòng đại diện có nghĩa vụ thực hiện và nộp các loại báo cáo phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Việc tuân thủ đầy đủ và đúng hạn các nghĩa vụ báo cáo sẽ giúp Văn phòng tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Trách nhiệm pháp lý khi không thực hiện nghĩa vụ báo cáo đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài
Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ nghĩa vụ báo cáo theo quy định có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý đối với Văn phòng đại diện, cụ thể:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính: Theo quy định tại Nghị định số 98/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 17/2022/NĐ-CP), Văn phòng đại diện không nộp báo cáo hoạt động định kỳ có thể bị phạt tiền lên đến 20.000.000 đồng, tùy theo mức độ và tính chất vi phạm.
- Bị thu hồi Giấy phép hoạt động: Trong trường hợp vi phạm kéo dài, nghiêm trọng hoặc tái phạm, Văn phòng đại diện có thể bị cơ quan có thẩm quyền xem xét thu hồi Giấy phép thành lập theo quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
- Ảnh hưởng đến uy tín pháp lý và hoạt động của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Không tuân thủ nghĩa vụ báo cáo thể hiện việc không tuân thủ pháp luật Việt Nam, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng mở rộng hoạt động, gia hạn Giấy phép hoặc thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam sau này.
- Vai trò của việc thực hiện báo cáo đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
- Tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam: Việc nộp đầy đủ và đúng hạn các báo cáo như báo cáo hoạt động hàng năm, báo cáo thuế (nếu có), báo cáo lao động nước ngoài… là nghĩa vụ bắt buộc của VPĐD. Việc tuân thủ tốt giúp tránh các rủi ro pháp lý, xử phạt vi phạm hành chính hoặc thậm chí bị thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD.
- Là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước đánh giá hoạt động VPĐD: Thông qua các báo cáo, cơ quan chức năng có thể kiểm tra tình hình hoạt động thực tế của VPĐD, từ đó đánh giá mức độ tuân thủ, sự phù hợp với chức năng được cấp phép (ví dụ như hoạt động xúc tiến thương mại, tìm kiếm cơ hội đầu tư…).
- Hỗ trợ quản lý lao động và người nước ngoài: Báo cáo về lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài, giúp các cơ quan quản lý như Sở Nội vụ, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh nắm bắt được thông tin đầy đủ về tình trạng lao động, kiểm soát tình hình sử dụng lao động nước ngoài đúng quy định.
- Là một trong những căn cứ để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định gia hạn giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện: Việc không thực hiện báo cáo, hoặc báo cáo sai lệch, có thể bị coi là vi phạm quy định pháp luật và là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD. Trong một số trường hợp, việc không báo cáo định kỳ trong 2 năm liên tiếp có thể dẫn đến việc chấm dứt hoạt động bắt buộc.
- Minh bạch hóa hoạt động của thương nhân nước ngoài: Việc thực hiện báo cáo định kỳ là một công cụ quản lý quan trọng giúp cơ quan chức năng theo dõi và kiểm soát tính hợp pháp, rõ ràng và phù hợp với chức năng đã đăng ký của Văn phòng đại diện, bao gồm các hoạt động như liên lạc, khảo sát thị trường, xúc tiến thương mại và tìm kiếm cơ hội đầu tư kinh doanh tại Việt Nam…
Như vậy, việc nộp báo cáo định kỳ và các loại báo cáo khác là một phần quan trọng trong quy trình hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Những báo cáo này không chỉ giúp cơ quan chức năng theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh mà còn góp phần nâng cao uy tín và sự minh bạch của doanh nghiệp. Để duy trì hoạt động bền vững và phát triển lâu dài, các văn phòng đại diện cần thường xuyên cập nhật và thực hiện đúng các quy định về báo cáo, từ đó đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
————————————————
Liên hệ Luật sư tư vấn:
Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
1. Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội,
email: vtpthanh@tlalaw.vn;
2. Luật sư Trần Mỹ Lê, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội;
email: tmle@tlalaw.vn
Công ty Luật TNHH TLA
Địa chỉ: Tầng 7, số 6 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Website: https://tlalaw.com
Đinh Phương Thảo