Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự gia tăng của lao động nước ngoài tại Việt Nam, việc gia hạn giấy phép lao động trở thành một vấn đề hết sức quan trọng. Giấy phép lao động không chỉ là căn cứ pháp lý cho việc làm của người lao động nước ngoài mà còn là công cụ giúp người sử dụng lao động tuân thủ các quy định của pháp luật. Việc hiểu rõ trình tự và thủ tục gia hạn giấy phép lao động không chỉ giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động nước ngoài.
1. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm những giấy tờ gì?
Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động gồm các giấy tờ sau:
– Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
– Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
– 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
– Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
– Hộ chiếu còn thời hạn.
– Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, là một trong các giấy tờ sau:
- Một trong các giấy tờ: Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết; văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam; Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc; giấy tờ chứng minh là nhà quản lý
- Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam đối với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
2. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Theo quy định hiện hành, việc gia hạn giấy phép lao động sẽ do người sử dụng lao động thực hiện. Cụ thể thủ tục này được tiến hành theo Điều 28 Nghị định 219/2025 như sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ nêu trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ.
Thời gian nộp: Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động.
Cách thức nộp:
- Nộp trực tiếp
- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích
- Thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền
Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động.
Bước 3: Nhận giấy phép lao động đã được gia hạn.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Lưu ý:
– Đối với người lao động nước ngoài thực hiện hợp đồng lao động, thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam:
Sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
– Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó.
3. Giấy phép lao động được gia hạn có giá trị bao lâu?
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, giữa các đối tác Việt Nam;
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam;
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết.
Như vậy, quy trình gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định pháp lý. Các bước từ chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn đến nhận giấy phép đều cần được thực hiện đúng hạn để đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi của người lao động, thúc đẩy sự phát triển bền vững trong môi trường làm việc đa dạng và hội nhập.
————————————————
Liên hệ Luật sư tư vấn:
Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
1. Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội,
email: vtpthanh@tlalaw.vn;
2. Luật sư Trần Mỹ Lê, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội;
email: tmle@tlalaw.vn
Công ty Luật TNHH TLA
Địa chỉ: Tầng 7, số 6 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Website: https://tlalaw.com
Đinh Phương Thảo