CƠ SỞ PHÁP LÝ
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/6/2025.
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01/7/2025 của Bộ Tài chính
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp
- Văn bản hợp nhất số 28/2026/VBHN-TT-BTC ngày 28/8/2026
I. Văn phòng giao dịch là gì?
Căn cứ Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 (đã được sửa đổi, bổ sung), Luật doanh nghiệp quy định ba loại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, pháp luật hiện nay không quy định loại đơn vị phụ thuộc độc lập nào mang tên văn phòng giao dịch. Cụ thể:
– Chi nhánh: là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
– Văn phòng đại diện: là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
– Địa điểm kinh doanh: là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Như vậy văn phòng giao dịch trong thực tế thường sẽ là địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh, tùy thuộc vào mục đích hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên tùy vào chức năng, phạm vi hoạt động và hình thức đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, văn phòng giao dịch có thể được hợp thức hóa hoạt động bằng cách đăng ký dưới một trong 3 loại hình pháp lý bên trên.
II. Khi nào phải chấm dứt hoạt động văn phòng giao dịch?
Theo khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
– Doanh nghiệp tự quyết định chấm dứt hoạt động;
– Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
– Đang thực hiện tái cơ cấu mô hình, cắt giảm bộ máy vận hành.
– Doanh nghiệp sáp nhập, hợp nhất hoặc chuyển đổi mô hình.
– Chuyển địa điểm kinh doanh sang tỉnh/thành phố khác (thường gặp nhất với ĐĐKD).
– Đơn vị đã ngừng hoạt động thực tế kéo dài, không phát sinh doanh thu nhưng trên giấy tờ pháp lý vẫn đang tồn tại.
Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng bị chấm dứt hoạt động phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán toàn bộ khoản nợ (kể cả nợ thuế) và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đầy đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động của chi nhánh đã chấm dứt hoạt động.
III. Thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng giao dịch
Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng giao dịch thì cần xác định rõ mục đích hoạt động của doanh nghiệp (kinh doanh hay chỉ đại diện) khi đăng ký lúc ban đầu để chọn loại hồ sơ phù hợp, tránh nhầm lẫn dẫn đến sai sót pháp lý.
Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động (Theo khoản 2 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP)
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
– Quyết định của Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
– Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2TV trở lên hoặc công ty cổ phần).
Trong quyết định cần nêu rõ theo điều 59 Luật doanh nghiệp 2020: Thông tin đơn vị chấm dứt (tên, mã số, địa chỉ); Thời điểm chấm dứt; Cam kết thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ liên quan
Biên bản họp cần ghi rõ theo điều 60 Luật doanh nghiệp 2020: Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, kết quả biểu quyết và các quyết định được thông qua.
Bước 2: Hoàn tất nghĩa vụ thuế
Tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để hoàn thành nghĩa vụ thuế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng giao dịch theo quy định.
Doanh nghiệp cần:
– Nộp đầy đủ tờ khai thuế đến thời điểm chấm dứt.
– Thực hiện quyết toán thuế (nếu có phát sinh).
– Thanh toán hết các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng.
– Làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của chi nhánh/VPĐD/ĐĐKD (tùy trường hợp).
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi đã hoàn tất nghĩa vụ thuế, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
Hồ sơ bao gồm:
● Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh theo Mẫu số 28 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC (có đính kèm bên dưới);.
● Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh ((đã chuẩn bị ở như Bước 1). (Điểm b khoản 2 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP)
● Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu người nộp hồ sơ không trực tiếp là người đại diện theo pháp luật.
● Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế (tùy từng hồ sơ cụ thể).
● Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (bản gốc).
● Con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu (nếu có).
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải bổ sung:
■ Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng của cơ quan có thẩm quyền;
■ Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh (đã chuẩn bị ở Bước 1); (Khoản 2 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)
■ Các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan thuế trong quá trình xử lý hồ sơ.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng giao dịch. Có thể tra cứu thông tin người nộp thuế và cơ quan thuế quản lý trên hệ thống tra cứu của cơ quan thuế.
Bước 4: Công khai tình trạng chấm dứt (Khoản 3 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP)
Khi hồ sơ hợp lệ:
● Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện: Cơ quan đăng ký kinh doanh trao đổi thông tin với cơ quan thuế. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh chuyển tình trạng pháp lý sang đã chấm dứt hoạt động nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
● Đối với địa điểm kinh doanh: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và cập nhật tình trạng đã chấm dứt hoạt động trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
IV. Có phải trả lại con dấu của văn phòng giao dịch trong trường hợp văn phòng giao dịch thành lập dưới dạng văn phòng đại diện không?
Việc hoàn trả con dấu phụ thuộc vào nguồn gốc và thời điểm cấp con dấu của văn phòng giao dịch.
Đối với văn phòng giao dịch sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hoàn trả con dấu cho cơ quan đã cấp theo quy định áp dụng đối với trường hợp tương ứng.
Hồ sơ hoàn trả con dấu có thể gồm:
■ Công văn đề nghị hoàn trả con dấu;
■ Con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bản gốc;
■ Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng giao dịch của doanh nghiệp;
■ Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục, nếu có.
Lưu ý: Trường hợp văn phòng giao dịch sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự quản lý, tự khắc theo quy định hiện hành thì không thực hiện thủ tục trả con dấu cho cơ quan công an. Doanh nghiệp cần xác định đúng nguồn gốc con dấu trước khi thực hiện thủ tục.
Mẫu số 28
| TÊN DOANH NGHIỆP | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: ………….. | ……, ngày…… tháng…… năm …… |
THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/
địa điểm kinh doanh
Kính gửi: (Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh) …………………..
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa):
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế:
Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế): …………… Ngày cấp …/…/…… Nơi cấp: ………
Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/ địa điểm kinh doanh sau:
1. Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (ghi bằng chữ in hoa):
Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh hoặc mã số thuế chi nhánh/văn phòng đại diện:
2. Địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh:
Số nhà/phòng, ngách/hẻm, ngõ/kiệt, đường/phố/đại lộ, tổ/xóm/ấp/thôn: ………
Xã/Phường/Đặc khu: ……………………………………………………….
Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương: ………………………………
Điện thoại (nếu có): Số fax (nếu có):
Thư điện tử (nếu có): Website (nếu có):
3. Chi nhánh chủ quản (chỉ kê khai đối với trường hợp đăng ký chấm dứt hoạt động của địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh):
Tên chi nhánh:
Địa chỉ chi nhánh:
Mã số chi nhánh/Mã số thuế của chi nhánh:
4. Lý do chấm dứt hoạt động:
Doanh nghiệp cam kết:
– Chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác, tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh;
– Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.
Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
| NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬTCỦA DOANH NGHIỆP/NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHI NHÁNH (Ký và ghi họ tên) |
Nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu chấm dứt hoạt động văn phòng giao dịch hoặc gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh, nghĩa vụ thuế và hồ sơ pháp lý, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH TLA để được đội ngũ luật sư tư vấn, hỗ trợ rà soát hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục theo đúng quy định pháp luật.
Liên hệ Luật sư tư vấn:
- Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
- Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội, email: vtpthanh@tlalaw.vn
- Luật sư Trần Mỹ Lê, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội; email: tmle@tlalaw.vn
- Địa chỉ: Tầng 2, 14 Pháo Đài Láng, Phường Láng, Hà Nội.
- Website: https://tlalaw.vn/
- Hotline: 0904267027