QUÊN CHẤM CÔNG CÓ BỊ COI LÀ NGHỈ KHÔNG LƯƠNG KHÔNG?

• Quy đinh về việc trả lương cho người lao động

– Căn cứ Khoản 1, Điều 94. Nguyên tắc trả lương

1. Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.

– Căn cứ Điều 95. Trả lương

1. Người sử dụng lao động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc.

2. Tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng tiền Đồng Việt Nam, trường hợp người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam thì có thể bằng ngoại tệ.

3. Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).

– Căn cứ Điều 127. Các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động

1. Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động.

2. Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

3. Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

– Như vậy, nếu người lao động có đi làm, có thực hiện công việc, thì việc “quên chấm công’ không thể mặc nhiên coi là nghỉ không lương.

II. Trường hợp được coi là nghỉ không lương

Điều 115: Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương

“1. Người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương và phải thông báo với người sử dụng lao động trong trường hợp sau đây:

a) Kết hôn: nghỉ 03 ngày;

b) Con đẻ, con nuôi kết hôn: nghỉ 01 ngày;

c) Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi chết: nghỉ 03 ngày.

2. Người lao động được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với người sử dụng lao động khi ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn.

3. Ngoài quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương.”

• Như vậy, nghỉ không lương là quyền lợi do NLĐ thỏa thuận với NSDLĐ, không phải NSDLĐ được quyền “quy đổi” việc quên chấm công thành nghỉ không lương. Trên thực tế, người lao động có thể vẫn đi làm và hoàn thành công việc. Nếu có bằng chứng (email, xác nhận từ quản lý, kết quả dự án…), họ vẫn có quyền yêu cầu trả lương. Việc không chấm công là hành vi vi phạm quy trình quản lý, nhưng không đồng nghĩa với việc “nghỉ làm”. Nếu doanh nghiệp khấu trừ lương hoặc coi là nghỉ không lương có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ trả lương (Điều 94 BLLĐ). Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, khả năng cao tòa án/lao động sẽ đứng về phía người lao động.

III. Giải pháp khuyến nghị

– Để vừa đảm bảo tính kỷ luật, vừa tuân thủ pháp luật, chúng tôi đề xuất Quý Công ty:

• Ban hành Quy chế chấm công – duyệt công (văn bản nội bộ, ban hành kèm Nội quy lao động hoặc Quy chế lương thưởng), trong đó quy định rõ trách nhiệm và thời hạn chấm công, duyệt công.
• Xử lý vi phạm theo hướng kỷ luật hoặc giảm quyền lợi thưởng/KPI, thay vì trực tiếp coi là “nghỉ không lương”. Cụ thể:
  • Lần 1: nhắc nhở bằng văn bản hoặc bản tin nội bộ.
  • Lần 2: trừ điểm KPI, giảm mức thưởng, hoặc áp dụng kỷ luật lao động theo trình tự.
  • Tái phạm nhiều lần: xử lý kỷ luật lao động theo trình tự pháp luật (Điều 122, 123 BLLĐ).
• Dự liệu cơ chế bổ sung công: Trường hợp phần mềm lỗi hoặc nhân viên có căn cứ chứng minh đã làm việc nhưng quên chấm công, công ty nên cho phép bổ sung trong vòng 1–2 ngày kèm xác nhận của quản lý dự án.
  • Kết luận

Việc quên chấm công không đương nhiên bị coi là nghỉ không lương, bởi tiền lương phải trả dựa trên công việc thực tế người lao động đã làm. Nếu NLĐ có đi làm thì doanh nghiệp vẫn phải trả đủ lương; trường hợp quên chấm công chỉ được xem là vi phạm quy trình quản lý nội bộ. Do đó, để vừa đảm bảo kỷ luật, vừa đúng pháp luật, doanh nghiệp nên ban hành quy chế chấm công – duyệt công rõ ràng, quy định trách nhiệm, thời hạn và chế tài kỷ luật hợp pháp (nhắc nhở, khiển trách, ảnh hưởng thưởng, KPI…), thay vì cắt lương hay coi là nghỉ không lương.

Liên hệ Luật sư tư vấn:

Liên hệ Luật sư tư vấn: Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.

1. Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội, 
email: vtpthanh@tlalaw.vn;
2. Luật sư Trần Mỹ Lê, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội; 
email: tmle@tlalaw.vn

Địa chỉ: Tầng 7, số 06 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Website: https://tlalaw.vn/
Hotline: 0906246464

Khương Ngọc Lan