Nhiều người cho rằng chữ ký chỉ là thủ tục cuối cùng để hoàn tất hợp đồng. Tuy nhiên trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp đã phải trả giá đắt chỉ vì người ký không đúng thẩm quyền, ký nháy thay chữ ký chính thức hoặc sử dụng chữ ký điện tử không đúng quy định.
Một hợp đồng trị giá hàng tỷ đồng có thể bị tuyên vô hiệu, một khoản nợ có thể không được công nhận hoặc một doanh nghiệp có thể phải bồi thường chỉ vì sai sót ở bước ký kết.
1. Chữ ký có giá trị pháp lý khi nào?
Về bản chất, chữ ký là căn cứ để xác nhận:
- Chủ thể đã đọc và đồng ý với nội dung văn bản;
- Ý chí tự nguyện khi giao kết;
- Trách nhiệm pháp lý của người ký.
Tuy nhiên, không phải mọi chữ ký đều làm phát sinh hiệu lực pháp lý. Một chữ ký chỉ thực sự có giá trị khi:
- Người ký có đúng thẩm quyền;
- Việc ký đúng quy định pháp luật;
- Văn bản đáp ứng điều kiện về hình thức;
- Không có căn cứ làm vô hiệu giao dịch.
Đây chính là lý do nhiều tranh chấp kinh doanh đều bắt đầu từ việc xác định “ai là người ký hợp đồng?”
2. Ký sai thẩm quyền – Rủi ro lớn nhất trong giao dịch
Đây là lỗi phổ biến nhất tại doanh nghiệp.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc ký văn bản phải đúng thẩm quyền, bao gồm:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó được giao ký thay (KT.);
- Người được ký thừa lệnh (TL.);
- Người được ký thừa ủy quyền (TUQ.).
Đối với hình thức ký thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền, phải có căn cứ bằng văn bản hoặc được quy định rõ trong quy chế nội bộ.
Nếu người ký không có thẩm quyền, văn bản có thể không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp.
Bài học từ thực tiễn
Trong Bản án số 12/2020/KDTM-ST của TAND Quận 12, nguyên đơn yêu cầu thanh toán gần 187 triệu đồng tiền hàng.
Tòa án đã chấp nhận toàn bộ yêu cầu vì nguyên đơn xuất trình được:
- Hợp đồng mua bán;
- Phiếu xuất kho;
- Hóa đơn GTGT;
- Thư xin hoãn nợ có chữ ký của bị đơn;
- Chứng từ thanh toán một phần.
Các tài liệu này trở thành chứng cứ quan trọng chứng minh bị đơn đã thừa nhận nghĩa vụ thanh toán.
Nếu thư xác nhận công nợ hoặc các chứng từ trên được ký bởi người không có thẩm quyền, giá trị chứng minh có thể bị tranh cãi, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả giải quyết vụ án.
3. Ký nháy có giá trị pháp lý không?
Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Ký nháy là gì?
Ký nháy (ký tắt) là chữ ký dùng trong quy trình kiểm soát nội bộ nhằm xác nhận:
- Nội dung đã được rà soát;
- Văn bản đủ điều kiện trình ký;
- Không bị sửa đổi sau khi hoàn thiện.
Người ký nháy thường là:
- Người soạn thảo;
- Chuyên viên pháp chế;
- Trưởng bộ phận;
- Người kiểm tra thể thức văn bản.
Ký nháy có thay thế chữ ký chính thức không?
Câu trả lời là không.
Ký nháy chỉ mang ý nghĩa xác nhận trong nội bộ và không thay thế chữ ký của người có thẩm quyền.
Một hợp đồng chỉ có ký nháy nhưng không có chữ ký chính thức rất dễ gặp rủi ro khi xảy ra tranh chấp vì không đủ căn cứ chứng minh ý chí của doanh nghiệp.
4. Chữ ký điện tử và chữ ký số có giá trị như chữ ký tay không?
Xu hướng số hóa khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử trong ký kết hợp đồng.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử được tạo lập nhằm xác nhận người ký và thể hiện sự đồng ý đối với nội dung thông điệp dữ liệu.
Nếu đáp ứng các điều kiện về tính an toàn, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký trên giấy.
Chữ ký số khác gì chữ ký điện tử?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử có mức độ bảo mật cao hơn.
Theo quy định pháp luật, chữ ký số được công nhận khi:
- Chứng thư số còn hiệu lực;
- Khóa bí mật thuộc quyền kiểm soát của người ký;
- Có thể phát hiện mọi thay đổi sau thời điểm ký;
- Được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.
Khi đáp ứng các điều kiện này, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu truyền thống.
Liên hệ Luật sư tư vấn: Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
1. Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội,
email: vtpthanh@tlalaw.vn;
2. Luật sư Trần Mỹ Lê, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội;
email: tmle@tlalaw.vn
Địa chỉ: Tầng 7, số 06 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Hà Nội
Website: https://tlalaw.vn/
Hotline: 0906246464
Nguyễn Thùy Dương