Hợp pháp hóa lãnh sự là một bước quan trọng trong quá trình chứng nhận tính xác thực của giấy tờ, tài liệu khi sử dụng tại nước ngoài. Đây là thủ tục do cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhằm xác nhận con dấu, chữ ký trên tài liệu được cấp tại một quốc gia để tài liệu đó có thể được công nhận hợp pháp tại quốc gia khác. Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, giáo dục, lao động, định cư và tư pháp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về hợp pháp hóa lãnh sự, các quy định pháp lý liên quan, cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này.
1. Khái niệm
Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng định nghĩa về hợp pháp hóa lãnh sự như sau: Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên các giấy tờ và tài liệu của nước ngoài để các giấy tờ và tài liệu trên được công nhận và có thể sử dụng tại Việt Nam.
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP: Trừ những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ và tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Các giấy tờ không được và miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan là thành viên, hoặc giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo nguyên tắc có đi có lại;
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao qua đường ngoại giao giữa các cơ quan Nhà nước thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự;
– Giấy tờ, tài liệu cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ không được thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
– Giấy tờ, tài liệu đã bị tẩy xóa và sửa chữa nhưng không được đính chính;
– Giấy tờ, tài liệu có những chi tiết mâu thuẫn;
– Giấy tờ, tài liệu là giấy tờ giả hoặc giấy tờ, tài liệu được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền;
– Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký không phải là chữ con dấu, chữ ký gốc.
– Giấy tờ, tài liệu có chứa nội dung xâm phạm đến Việt Nam.
3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
| Thủ tục | Chi tiết |
|---|---|
| Bước 1: Nộp hồ sơ | Người đề nghị chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các thành phần sau và nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Bộ Ngoại giao: – 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự – Giấy tờ tùy thân: +) Nếu nộp hồ sơ trực tiếp thì xuất trình bản chính +) Nếu gửi qua đường bưu điện thì chuẩn bị 01 bản chụp – Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận kèm bản chụp – 01 bản dịch các giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sang ngôn ngữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh kèm bản chụp |
| Bước 2: Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự | Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị, cơ quan thẩm quyền thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự bằng cách đối chiếu chữ ký, con dấu và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với chữ ký, con dấu và chức danh đã được nước đó thông báo cho cơ quan thẩm quyền. Nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận có thể yêu cầu người đề nghị xuất trình bản chính và nộp 01 bản chụp để lưu. Nếu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực thì cơ quan thực hiện đề nghị cơ quan đó xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, cơ quan thực hiện giải quyết hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả cho người đề nghị. |
| Thời gian thực hiện | Thời hạn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Cụ thể, thời hạn giải quyết đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự là 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài nhưng không quá 05 ngày làm việc. |
4. Chi phí hợp pháp hoá lãnh sự
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 111/2011/NĐ-CP:
– Người đề nghị hợp phải nộp lệ phí;
– Mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí thực hiện theo quy định tại Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC, cụ thể hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 đồng/lần.
– Nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện, người đề nghị phải trả cước phí bưu điện hai chiều.
Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính quan trọng giúp đảm bảo tính pháp lý của các giấy tờ, tài liệu khi sử dụng giữa các quốc gia. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo giấy tờ của bạn được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.
Khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, người dân cần lưu ý:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, đặc biệt chú ý đến bản dịch tiếng Việt hoặc tiếng Anh của các giấy tờ cần hợp pháp hóa.
- Kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác của các thông tin trên giấy tờ, đảm bảo không có sự tẩy xóa, sửa chữa trái phép.
- Nộp lệ phí đầy đủ theo quy định hiện hành.
- Tuân thủ thời gian và quy trình làm việc của cơ quan có thẩm quyền.
- Trong trường hợp không chắc chắn về việc giấy tờ có thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không, nên liên hệ trực tiếp với Bộ Ngoại giao hoặc các đơn vị, tổ chức có khả năng để được hướng dẫn cụ thể.
Với sự phát triển của hợp tác quốc tế, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự ngày càng được đơn giản hóa thông qua các hiệp định song phương và đa phương. Tuy nhiên, người dân vẫn cần cập nhật thông tin và quy định mới nhất từ các cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi.
Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng các quy định sẽ giúp người dân tiết kiệm thời gian, công sức và hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự một cách hiệu quả nhất.
—————————————————————————–
Liên hệ Luật sư tư vấn:
Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
1. Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội,
email: vtpthanh@tlalaw.vn;
2. Luật sư Trần Mỹ Lê, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội;
email: tmle@tlalaw.vn
Địa chỉ: Tầng 7, số 06 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Website: https://tlalaw.vn/
Hotline: 0906246464
Nguyễn Hương Huyền