Trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, sổ kế toán không chỉ là công cụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách hệ thống và liên tục, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để đánh giá tình hình tài chính, minh bạch hóa các yếu tố đầu vào – đầu ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, không ít trường hợp trên thực tế cho thấy việc ghi nhận không đầy đủ, thậm chí cố ý bỏ sót tài sản ra ngoài sổ sách kế toán – một hành vi tưởng chừng “vô tình” nhưng có thể tiềm ẩn những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng.
Vậy pháp luật quy định những nội dung nào trong sổ kế toán? Việc bỏ sót tài sản có bị coi là vi phạm? Mức xử phạt sẽ ra sao? Bài viết này sẽ phân tích các quy định pháp lý liên quan nhằm làm rõ hơn trách nhiệm tài sản của kế toán trong doanh nghiệp.
1. Định nghĩa
Theo khoản 1 Luật Kế toán năm 2015, sổ kế toán là hình thức ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Đơn vị phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh tại đơn vị. Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi sổ theo quy định.
Tài sản ngoài sổ kế toán là các tài sản thực tế thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng của doanh nghiệp nhưng không được ghi nhận, phản ánh trong hệ thống sổ sách kế toán. Đây có thể là tài sản do được tặng cho, nhận góp vốn, mua sắm nhưng không ghi sổ, hoặc cố ý “né” để tránh thuế, tránh phân phối lợi nhuận.
Đây là biểu hiện của việc không tuân thủ chuẩn mực kế toán, làm sai lệch thông tin, thiếu minh bạch trong quản lý rủi ro tài chính, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
2. Nội dung chính của sổ kế toán
Các nội dung chủ yếu theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Luật Kế toán 2015 gồm:
a) Ngày, tháng, năm ghi sổ;
b) Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
đ) Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Lưu ý: Bộ Tài chính có quy định chi tiết về sổ kế toán, đặc biệt là các danh mục công việc trong hoạt động mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán mà doanh nghiệp cần phải chú ý tại khoản 6 – khoản 8 Điều 6 Thông tư 24/2024/TT-BTC.
3. Trách nhiệm của người quản lý và ghi sổ kế toán
Thông tư số 24/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành đã nêu rõ các nghĩa vụ trong quản lý sổ kế toán mà cá nhân phải thực hiện như sau (Điều 5):
- Phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể: Kiểm soát về nội dung, số liệu được ghi trong sổ. Nếu nhiều người cùng nhập dữ liệu vào một hệ thống phương tiện điện tử, thì mỗi người phải chịu trách nhiệm về các phần dữ liệu mình ghi đó.
- Bàn giao khi thay đổi nhân sự: Khi có sự thay đổi, phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu và các trách nhiệm có liên quan. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về nội dung trước đó, người mới đảm nhận từ thời điểm nhận bàn giao.
- Ghi sổ trung thực, kịp thời, đầy đủ: Thông tin, số liệu phải được ghi phải chính xác, trung thực, rõ ràng, đúng với chứng từ kế toán và căn cứ nghiệp vụ phát sinh
- Ghi theo trình tự thời gian, liên tục: Dữ liệu phải được trình bày theo trình tự thời gian phát sinh và liền kề từ năm trước sang năm sau, đảm bảo không gián đoạn từ lúc mở đến lúc khóa sổ.
4. Xác định các hành vi bị cấm
Từ cách hiểu của “phần tài sản để ngoài sổ kế toán ”, việc phát sinh hành vi trên đã trái với quy định pháp luật tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 24/2024/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, theo đó:
2. Toàn bộ tài sản hiện có tại đơn vị đều phải được phản ánh và theo dõi trên sổ kế toán; trường hợp tài sản chưa xác định được giá trị chính thức, thì đơn vị ghi sổ theo giá trị tạm tính; nếu không có giá trị tạm tính thì ghi sổ theo giá trị quy ước; đến khi có giá trị chính thức của tài sản, đơn vị phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán các tài khoản có liên quan theo quy định tại Thông tư này.
Đối chiếu với Điều 13 Luật Kế toán 2015 thì hành động trên cũng thuộc một trong các hành vi bị nghiêm cấm (khoản 3).
5. Hành vi bỏ sót tài sản ngoài sổ kế toán bị phạt như thế nào?
Xử phạt hành chính
Xử phạt hành vi để tài sản ngoài sổ kế toán mặc dù chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự nhưng vẫn bị áp dụng biện pháp phạt tiền tại điểm b khoản 4 Điều 9 Nghị định 41/2028/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập như sau :
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
b) Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Bên cạnh đó, với cơ chế xử phạt này còn áp dụng đối với các hành vi Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán.
Ngoài ra, Biện pháp khắc phục hậu quả đối với chủ thể vi phạm về hành vi này là buộc bổ sung vào sổ kế toán đối với các hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị theo điểm đ, khoản 5 Nghị định trên.
Truy cứu trách nhiệm hình sự
Trong trường hợp nghiêm trọng, cá nhân có thể bị truy tố theo Bộ Luật hình sự năm 2017 (hiện tại là Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-VPQH)
Nếu có yếu tố trốn thuế, che dấu doanh thu do hành vi ( khoản 1 Điều 200: Tội trốn thuế):
b) Không ghi chép trong sổ kế toán các khoản thu liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp
Thì tùy vào số tiền trốn thuế, từ 100.000.000 đồng đến 1.500.000.000 đồng sẽ áp dụng các mức xử phạt tương đương như phạt tiền, phạt tù cao nhất tới 07 năm. Ngoài ra, người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.
Sổ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi đầy đủ tài sản và đảm bảo sự minh bạch về tài chính cho doanh nghiệp. Khi tài sản bị bỏ sót ngoài sổ, không chỉ tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp lý mà còn dễ làm lung lay niềm tin từ đối tác và nhà đầu tư. Do đó, việc ghi chép trung thực, tuân thủ đúng quy định không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững và xây dựng uy tín lâu dài trên thị trường.
———————————
Liên hệ Luật sư tư vấn:
Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
1. Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Đoàn Luật sư Hà Nội,
email: vtpthanh@tlalaw.vn
2. Luật sư Trần Mỹ Lê, Đoàn Luật sư Hà Nội;
email: tmle@tlalaw.vn
Địa chỉ: Tầng 7, số 06 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Website: https://tlalaw.vn/
Hotline: 0906246464
TTQ