Căn cứ pháp lý:
- Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
- Nghị quyết số 04/2017/NQ-HĐTP ngày 05/5/2017 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
- Luật Công chứng năm 2024.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, đơn khởi kiện phải ghi rõ tên, địa chỉ trụ sở của bị đơn là cơ quan, tổ chức. Trường hợp không rõ địa chỉ trụ sở của bị đơn thì người khởi kiện ghi địa chỉ nơi có trụ sở cuối cùng của bị đơn.
Đối với trường hợp muốn khởi kiện Văn phòng công chứng nhưng không có giấy đăng ký hoạt động để chứng minh địa chỉ trụ sở, việc thiếu giấy tờ này không đồng nghĩa với việc nguyên đơn không thể khởi kiện. Vấn đề cần xem xét là nguyên đơn có thể cung cấp những tài liệu nào để chứng minh địa chỉ của Văn phòng công chứng và thực hiện quyền yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ ra sao.
1. Có bắt buộc phải cung cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng khi khởi kiện không?
Trước hết, cần phân biệt giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.
Theo Điều 25 Luật Công chứng năm 2024, Văn phòng công chứng thực hiện đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Giấy đăng ký hoạt động thể hiện các thông tin cơ bản của Văn phòng công chứng, trong đó có tên, loại hình và địa chỉ trụ sở. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động.
Do đó, giấy đăng ký hoạt động là một trong những tài liệu có thể sử dụng để chứng minh địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng. Tuy nhiên, pháp luật tố tụng dân sự không quy định người khởi kiện bắt buộc phải nộp duy nhất loại giấy tờ này mới được xác định là đã cung cấp địa chỉ của bị đơn.
Theo Điều 5 Nghị quyết số 04/2017/NQ-HĐTP, địa chỉ của bị đơn là cơ quan, tổ chức Việt Nam được xác định theo địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc theo quy định của pháp luật. Người khởi kiện được coi là đã ghi đúng địa chỉ của bị đơn nếu cung cấp được địa chỉ và tài liệu, chứng cứ của cơ quan có thẩm quyền hoặc căn cứ khác chứng minh địa chỉ đó.
Như vậy, Quý khách vẫn có thể khởi kiện nếu không có giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, với điều kiện cung cấp được những tài liệu khác có giá trị chứng minh địa chỉ trụ sở của bị đơn.
2. Những tài liệu có thể sử dụng để chứng minh địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng
Trường hợp không có giấy đăng ký hoạt động, Quý khách có thể sử dụng các tài liệu đã có trong quá trình giao dịch, làm việc với Văn phòng công chứng để chứng minh địa chỉ của đơn vị này, chẳng hạn:
- Bản sao văn bản thỏa thuận phân chia di sản, hợp đồng công chứng hoặc văn bản công chứng khác có thể hiện tên và địa chỉ của Văn phòng công chứng;
- Phiếu yêu cầu công chứng có ghi thông tin về Văn phòng công chứng;
- Hồ sơ công chứng, giấy tờ có đóng dấu của Văn phòng công chứng và thể hiện địa chỉ trụ sở;
- Biên bản làm việc, văn bản trả lời hoặc văn bản hướng dẫn của Văn phòng công chứng có ghi địa chỉ;
- Thông tin về địa chỉ Văn phòng công chứng được công khai trên các nguồn thông tin của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đặc biệt là Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động.
Ngoài ra, Quý khách có thể chủ động đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin hoặc xác nhận về địa chỉ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng. Đây là cơ quan thực hiện việc đăng ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2024.
Cần lưu ý, Văn phòng công chứng thực hiện đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp, do đó Quý khách nên liên hệ Sở Tư pháp để đề nghị cung cấp thông tin thay vì mặc nhiên yêu cầu Phòng Đăng ký kinh doanh xác nhận địa chỉ trụ sở.
3. Trường hợp không thể tự thu thập tài liệu chứng minh địa chỉ thì phải làm thế nào?
Trường hợp Quý khách đã thực hiện các biện pháp cần thiết nhưng vẫn không thể tự mình thu thập được tài liệu chứng minh địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, Quý khách có quyền đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ.
Theo Điều 106 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, đương sự có quyền yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ trong trường hợp không thể tự mình thu thập được. Khi đề nghị, Quý khách cần nêu rõ:
- Tài liệu, chứng cứ cần thu thập là thông tin về địa chỉ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;
- Cơ quan, tổ chức đang quản lý hoặc lưu giữ thông tin cần thu thập, chẳng hạn Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động;
- Lý do không thể tự mình thu thập được tài liệu;
- Những biện pháp Quý khách đã thực hiện để yêu cầu cung cấp thông tin nhưng không đạt kết quả, nếu có.
Trên thực tế, Quý khách có thể liên hệ Công an cấp xã nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở để đề nghị xác minh địa chỉ. Tuy nhiên, cơ quan Công an có thể từ chối xác nhận nếu không có yêu cầu xác minh chính thức từ Tòa án. Trong trường hợp này, Quý khách nên lưu giữ tài liệu thể hiện việc đã đề nghị xác minh nhưng không được giải quyết để làm căn cứ trình bày với Tòa án và đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ.
4. Rủi ro pháp lý nếu không xác định được địa chỉ của Văn phòng công chứng
Việc không xác định được địa chỉ của bị đơn có thể ảnh hưởng đến quá trình giải quyết vụ án, đặc biệt là việc tống đạt văn bản tố tụng.
Theo Điều 6 Nghị quyết số 04/2017/NQ-HĐTP, trường hợp sau khi Tòa án thụ lý vụ án mà không thể tống đạt được văn bản tố tụng cho bị đơn vì bị đơn không còn hoạt động tại địa chỉ đã cung cấp, Tòa án sẽ yêu cầu nguyên đơn cung cấp địa chỉ mới của bị đơn.
Nếu nguyên đơn không cung cấp được địa chỉ mới thì có quyền yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập, xác minh địa chỉ của bị đơn. Trường hợp Tòa án đã thực hiện các biện pháp cần thiết nhưng vẫn không xác định được địa chỉ của bị đơn, vụ án có thể bị đình chỉ giải quyết theo điểm h khoản 1 Điều 217 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, trừ trường hợp ngoại lệ về tranh chấp thừa kế được quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị quyết số 04/2017/NQ-HĐTP.
Do đó, việc xác định và cung cấp địa chỉ của Văn phòng công chứng ngay từ thời điểm nộp đơn khởi kiện có ý nghĩa quan trọng, giúp hạn chế nguy cơ phát sinh vướng mắc trong quá trình giải quyết vụ án.
5. Hướng xử lý đối với trường hợp của Quý Khách
Từ các quy định nêu trên, Quý khách không bắt buộc phải có giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng mới được quyền khởi kiện. Để bảo đảm việc nộp đơn và thụ lý vụ án được thuận lợi, Quý khách nên thực hiện theo hướng sau:
- Bước 1: Rà soát các tài liệu đã có trong quá trình công chứng, bao gồm hợp đồng, văn bản công chứng, phiếu yêu cầu công chứng, hồ sơ công chứng và các văn bản trao đổi với Văn phòng công chứng để tìm tài liệu thể hiện địa chỉ trụ sở.
- Bước 2: Liên hệ Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động để đề nghị cung cấp thông tin hoặc xác nhận địa chỉ trụ sở.
- Bước 3: Trường hợp không thể tự thu thập được thông tin, Quý khách lập văn bản đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ theo Điều 106 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, đồng thời cung cấp các tài liệu chứng minh việc đã chủ động tìm kiếm, xác minh địa chỉ.
- Bước 4: Khi nộp đơn khởi kiện, Quý khách ghi địa chỉ Văn phòng công chứng theo tài liệu, chứng cứ hiện có. Trường hợp không xác định được địa chỉ hiện tại thì cần cung cấp địa chỉ trụ sở cuối cùng mà mình biết theo khoản 4 Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
Ngoài ra, nếu Tòa án trả lại đơn khởi kiện do cho rằng Quý khách chưa cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ của bị đơn, Quý kháchcó quyền khiếu nại việc trả lại đơn theo Điều 194 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được văn bản trả lại đơn khởi kiện.
Kết luận: Như vậy, người khởi kiện không bắt buộc phải có giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng mới được quyền khởi kiện. Người khởi kiện có thể sử dụng các tài liệu khác để chứng minh địa chỉ trụ sở, đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin hoặc yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ theo quy định pháp luật. Trường hợp chưa xác định được địa chỉ hiện tại, người khởi kiện cần cung cấp địa chỉ trụ sở cuối cùng mà mình biết và chủ động thực hiện các biện pháp xác minh cần thiết để hạn chế rủi ro trong quá trình giải quyết vụ án.
Nếu Quý khách hàng đang gặp vướng mắc liên quan đến việc khởi kiện Văn phòng công chứng hoặc cần tư vấn về thủ tục khởi kiện, thu thập chứng cứ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH TLA để được hỗ trợ và tư vấn cụ thể.
Liên hệ Luật sư tư vấn:
- Luật TLA là một trong những đơn vị luật sư hàng đầu, với đội ngũ luật sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực hình sự, dân sự, doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình,… Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý của bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về nội dung này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc.
- Luật sư Vũ Thị Phương Thanh, Chủ tịch HĐTV Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội, email: vtpthanh@tlalaw.vn
- Luật sư Trần Mỹ Lê, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLA, Đoàn Luật sư Hà Nội; email: tmle@tlalaw.vn
- Địa chỉ: Tầng 2, 14 Pháo Đài Láng, Phường Láng, Hà Nội.
- Website: https://tlalaw.vn/
- Hotline: 0904267027